Los formularios se guardan en la base de datos en la que se crearon y se utilizan para mostrar todos los documentos asociados. Sin embargo, podría darse la circunstancia de que envíe un documento a una base de datos que no dispone del formulario usado para crear el documento. En estos casos, puede diseñar un formulario que se guarde con cada documento que cree. Guardar el formulario con cada documento consume más memoria.

Cuando un usuario abre un documento, IBM® Lotus® Domino(TM) usa estas normas para determinar qué formulario debe utilizarse para mostrarlo:

Condición	Formulario que se usa para mostrar el documento
Si el formulario utilizado para crear el documento está disponible y no existe ningún formulario almacenado en el documento ni ninguna fórmula de formulario	El formulario usado para crear el documento. El nombre del formulario original se almacena en el documento en un campo oculto denominado "Form". Si desea saber cuál es el valor del campo, consulte la ficha Campos del cuadro de propiedades del documento.
Si un formulario está almacenado dentro del documento	El formulario almacenado dentro del documento. (Cuando se guarda un formulario en un documento, el nombre del formulario se guarda internamente en un campo denominado $Title.)
Si la vista tiene una fórmula de formulario	El formulario se determina mediante la fórmula de formulario de la vista.
Si el formulario utilizado para crear el documento no está disponible en la base de datos	El formulario predeterminado para la base de datos. Cada base de datos puede tener únicamente un formulario predeterminado, que aparece marcado mediante una flecha en la lista de formularios.

Almacenamiento del formulario en el documento

Guardar el formulario en el documento permite que este se visualice correctamente aunque la base de datos en la que se encuentra el formulario se extravíe, cambie de nombre o se elimine. Esta opción utiliza más memoria del sistema y puede llegar a ocupar hasta 20 veces más del espacio del disco. Tenga en cuenta que, si decide cambiar el diseño del formulario, no existe un método sencillo para actualizar todas las copias guardadas. En general, conviene que guarde el formulario en los documentos sólo si:

• La base de datos a la que va a enviar los documentos o en la que los va a pegar no contiene una copia del formulario original.
• La base de datos a la que va a enviar los documentos o en la que los va a pegar no tiene un formulario cuyo nombre o alias coincida con el del formulario original.
• El formulario contiene un objeto OLE incrustado o una suscripción y desea que los documentos muestren cualquier posible cambio que se realice en dicho objeto.
• Ha seleccionado la opción Incluir en el Auxiliar de búsquedas en el cuadro de propiedades del formulario y desea poder efectuar búsquedas en el texto estático del formulario.

Para almacenar el formulario en el documento

1. Abra el formulario.

2. Seleccione Diseñar > Propiedades del formulario.

3. Haga clic en la ficha Info. formulario.

4. Seleccione la opción Guardar el formulario en el documento y cierre el cuadro de propiedades del formulario.

5. Abra el cuadro de propiedades de la aplicación. En la ficha General, marque Permitir el uso de formularios guardados.

Sustitución del formulario almacenado

Cuando se guarda un formulario en un documento, el nombre del formulario se guarda en un campo oculto denominado $Title. El resto de la información se guarda en los campos $Info, $WindowTitle y $Body. Si, posteriormente, decide utilizar un formulario diferente para mostrar el documento, puede crear un agente que elimine del documento la información sobre el formulario y que lo asocie con otro formulario.

Uso de campos compartidos en documentos que tienen guardados los formularios

Si el formulario contiene un campo compartido, este pasará a ser un campo de uso exclusivo en la copia que se encuentra guardada en el documento. Esto posibilita la utilización del campo incluso cuando se guarda una copia del documento en una base de datos que no contiene la definición del campo compartido. En el formulario original, el campo sigue siendo un campo compartido.

Fórmulas de formulario

Para usar un formulario distinto del predeterminado, escriba una fórmula de formulario para una determinada vista. Por ejemplo, puede escribir una fórmula de formulario que, cuando un usuario edite un documento, use un formulario que muestre todos los campos y que, cuando un usuario lea un documento, muestre otro formulario que cambie el orden de los campos u omita algunos de ellos. Puesto que las fórmulas de formulario se aplican únicamente a una vista determinada, los documentos creados en otras vistas no utilizan la fórmula del formulario.

Selección de un formulario predeterminado para una base de datos

1. Abra el cuadro de propiedades del formulario.

2. Haga clic en la ficha Info. formulario.

3. Seleccione Formulario predeterminado.

Alternativas al almacenamiento de formularios

Como alternativa al almacenamiento del formulario en el documento, puede usar el método "Send" de LotusScript, con el que podrá diseñar un formulario que podrá enviar por correo junto con el documento. Con este método, la base de datos dispondrá del formulario adecuado para mostrar el documento y no necesitará almacenar el formulario con cada documento.

Véase también

Uso de agentes para actualizar los documentos afectados por cambios en el formulario
Actualización de los documentos después de cambiar el diseño de un formulario
Creación de un campo compartido

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