DISEÑO DE APLICACIONES

Planificación del flujo de trabajo
Antes de seleccionar las funciones de correo que convienen a una aplicación de flujo de trabajo, conviene planificar cuidadosamente el flujo de trabajo propiamente dicho. Una forma de implementar una aplicación de flujo de trabajo consiste en recopilar información en una base de datos central compartida y, a continuación, distribuir mediante el correo electrónico dicha información a las personas apropiadas. Otra forma de implementar una aplicación de este tipo consiste en enviar automáticamente los documentos que deben ser revisados de un usuario a otro.

Bases de datos compartidas centrales

Los usuarios que trabajan en una base de datos compartida pueden crear y editar documentos directamente en la base de datos. Los usuarios remotos deben conectarse con la base de datos del servidor para introducir datos en ella. Los diseñadores pueden implementar notificaciones por correo electrónico automáticas para alertar a los usuarios sobre los documentos a los que deben prestar su atención. Dichas notificaciones automáticas pueden incorporarse en formularios o agentes. Para facilitar aún más el proceso a los usuarios, las notificaciones suelen incluir vínculos de documentos. Sin embargo, para los usuarios remotos, podría incluirse una copia del documento dentro de la notificación en lugar de un vínculo al documento. Para los usuarios de Web, en conveniente incluir un vínculo URL en la notificación.

El uso de bases de datos compartidas centrales consume menos recursos de la red y permite ahorrar espacio en el disco del servidor. Además, los usuarios podrán ver los respectivos comentarios de la revisión (si el formulario está configurado para ello). La desventaja del uso de este tipo de bases de datos es que los usuarios necesitan acceder a ellas a través de la red o desde una ubicación remota a través de un módem.

Bases de datos de correo individuales

Si el trabajo se lleva a cabo en bases de datos de correo individuales, los usuarios pueden crear, responder y transferirse los documentos, entre ellos o a una base de datos centralizada. Son típicos de tales aplicaciones los formularios automatizados, sencillos de usar, que se encuentran almacenados en los documentos. Obviamente, si se envían mensajes de correo individuales, se estará aumentando el espacio utilizado en el disco puesto que el formulario se almacena junto con el documento.

El uso de bases de datos de correo individuales facilita el proceso a los usuarios remotos ya que sólo necesitan acceder al correo en lugar de acceder al correo y a una base de datos remota. La desventaja de este tipo de bases de datos es que probablemente el proceso de flujo de trabajo tarde más tiempo en llevarse a cabo, ya que el trabajo se realiza secuencialmente. Además, es probable que la replicación tarde más tiempo debido al tamaño de los documentos. Es posible que los usuarios remotos necesiten hacer uso de la replicación o de IBM® Lotus® Domino(TM) Off-Line Services (DOLS).

Véase también

Glosario
¿Desea opinar sobre la Ayuda o sobre la utilidad del producto?