Para editar y volver a guardar documentos

Para ahorrarse la operación de tener que editar y volver a guardar los documentos manualmente, cree un agente que utilice la fórmula:

@Command([ToolsRefreshAllDocs])

Para agregar un campo

Si crea un campo nuevo, cree un agente que inserte el nuevo campo dentro de los documentos existentes usando la fórmula:

FIELD Nombre del nuevo campo := valor;

donde Nombre del nuevo campo es el nombre del campo y valor es el valor que desea que tenga el campo en dichos documentos. El valor puede ser el valor predeterminado del campo, una fórmula que calcule el valor, o el valor nulo (""), que inserta el campo en los documentos pero no les asigna ningún valor inicial.

Para eliminar los datos de un campo de todos los documentos

Si elimina un campo, los documentos existentes siguen almacenando el campo obsoleto y sus valores. Este almacenamiento innecesario puede afectar al espacio en el disco. Para eliminar el campo obsoleto, cree un agente que utilice la fórmula:

FIELD Nombre del campo := @DeleteField;

Una vez finalizada la ejecución del agente, libere espacio en la base de datos para reducir su tamaño real.

Para cambiar el nombre de un campo

Al renombrar un campo, los documentos existentes siguen haciendo referencia al nombre de campo antiguo. Para actualizar los documentos de forma que hagan referencia al nombre nuevo, cree un agente que utilice la fórmula:

FIELD Nuevo nombre de campo := Antiguo nombre de campo;

FIELD Antiguo nombre el campo := @DeleteField;

donde Nuevo nombre de campo es el nuevo nombre para el campo y Antiguo nombre de campo es el nombre original del campo.

Para reasignar documentos a otro formulario

Si los usuarios intentan abrir documentos creados con un formulario que ha sido eliminado, verán un mensaje indicándoles que no se ha podido hallar el formulario. Para evitar que los usuarios vean este mensaje, utilice estas opciones de agente para reasignar los documentos existentes a otro formulario.

1. Haga clic en Agentes en el guía de aplicaciones y, a continuación, haga doble clic en uno de los agentes de la lista del panel de trabajo. Aparecerá el cuadro de propiedades del agente.

2. En Ejecución, seleccione Según lo programado.

3. En Aplicar a seleccione Todos los doc. de la base de datos.

4. En el panel de programación, haga clic en Fórmula e introduzca:

FIELD Form := "Nombre del formulario reasignado";

donde Nombre del formulario reasignado es el nombre del formulario que deberán utilizar los documentos.

Si está diseñando aplicaciones preparadas para el uso del correo en las que los usuarios necesitan ver un documento y no tienen el formulario original almacenado en sus bases de datos de correo, seleccione la propiedad Guardar el formulario en el documento. Esta propiedad de formulario se encuentra guardada permanentemente en todos los documentos creados con el formulario. Para eliminar el formulario guardado, elimine todos los campos internos asociados con el formulario creando un agente que utilice la fórmula:

SELECT $TITLE="Nombre del formulario antiguo";

FIELD $TITLE:=@DeleteField;

FIELD $INFO:=@DeleteField;

FIELD $WINDOWTITLE:=@DeleteField;

FIELD $BODY:=@DeleteField;

FIELD $ACTIONS:=@DeleteField;

Esta fórmula elimina todos los campos internos asociados a los documentos, donde Nombre del formulario antiguo es el nombre del formulario utilizado para crear los documentos.

Para especificar un formulario en el que mostrar documentos

Es posible mostrar un documento mediante el formulario que se especifique en lugar de hacerlo con el formulario guardado con el documento. Para ello, cree un agente que utilice esta fórmula:

FIELD FORM:="Nombre del nuevo formulario";

La última línea crea un campo FORM donde Nombre del nuevo formulario hace referencia al formulario con el que mostrarán los documentos.

Para recuperar espacio adicional

Elimine los elementos con los sufijos "_StoredForm" y "_StoredSubFormN", donde N es el número de subformularios usados por el formulario. (Si el formulario no utiliza subformularios, "_StoredSubFormN" no existirá.) Determine el número de subformularios y, a continuación, elimínelos ejecutando un agente de LotusScript o de Java. Puede recuperar espacio adicional eliminando los elementos siguientes: $StoredFormCRC, $FormRepID y $Subform_RepIDS.

Una vez finalizada la ejecución del agente, libere espacio en la base de datos para reducir su tamaño real.

Véase también

Actualización de los documentos después de cambiar el diseño de un formulario
Agentes
Creación de un agente

Glosario