Envío de vínculos de documento

En algunas aplicaciones de flujo de trabajo, conviene enviar notificaciones sobre documentos nuevos o modificados, o recordatorios sobre las tareas que deben realizarse. El hecho de enviar un vínculo a un documento, en lugar de enviar el propio documento, ahorra tiempo y espacio. Si desea que se envíe un vínculo automáticamente, cree un agente, un evento, un formulario, una acción, una zona activa o un botón que emplee alguna de las funciones siguientes:

• La acción simple Enviar mensaje de correo con la opción Incluir vínculo al documento en el mensaje seleccionada.
• La acción simple Enviar mensaje informativo.
• La función de fórmula @MailSend con el indicador [IncludeDocLink].
• Un programa en LotusScript que emplee el método Send en las clases NotesDocument o NotesUIDocument, y el método FormatMsgWithDoclinks en la clase NotesNewsletter.
• Un programa en Java que emplee el método Send en la clase lotus.notes.Document y el método FormatMsgWithDoclinks en la clase lotus.notes.Newsletter.

A veces, lo más lógico es enviar los mensajes de correo con los documentos automáticamente, como en las situaciones siguientes:

• Desea que los usuarios revisen los documentos secuencialmente
• Desea que los documentos se envíen a una base de datos que acepta correo para que pueda hacerse un seguimiento centralizado

Emplee cualquiera de estos métodos:

• Añada un campo MailOptions con el valor 1 para que el documento se envíe siempre al guardarlo.
• En la ficha Valores predeterminados del cuadro de propiedades del formulario, seleccione Al cerrar: Mostrar opciones de correo si desea que sean los usuarios quienes decidan si se ha de enviar el documento.
• Cree un agente, evento, formulario o acción, zona activa o botón en la vista que emplee alguna de las siguientes funciones:
  • La acción simple Enviar documento
  • Las funciones de fórmula @Command([MailSend]) para el envío opcional o @MailSend para el envío automático
  • Un programa en LotusScript que use el método Send de la clase NotesDocument o NotesUIDocument
  • Un programa en Java que use el método Send de la clase lotus.notes.Document

Si desea más información sobre los campos reservados para las opciones de correo, consulte Campos reservados que controlan las opciones de correo.

Cómo permitir que los usuarios vean los documentos

Para que los usuarios puedan ver los documentos de flujo de trabajo, realice una de las tareas siguientes:

• Copie el formulario en la plantilla maestra de correo del servidor y actualice el diseño de la base de datos de correo.
• Seleccione la opción Guardar el formulario en el documento para el formulario.

Emplee esta función para enviar documentos que no dispongan del campo SendTo. Cree un agente, un evento, una acción de formulario o de vista, una zona activa o un botón que emplee alguna de las funciones siguientes:

• La acción simple Enviar mensaje de correo con la opción Incluir una copia del documento en el mensaje seleccionada
• La función de fórmula @Command([MailForward])
• Un programa en LotusScript que use el método Forward en la clase NotesUIDocument

Envío de respuestas a mensajes de correo

Para crear una respuesta automática a un mensaje de correo, cree un agente, un evento, una acción de formulario o de vista, una zona activa o un botón que emplee la acción simple Responder al remitente.

Véase también

Planificación del flujo de trabajo
Funciones de correo y aplicaciones para Web
Diseño de formularios

Glosario