Podrá seleccionar opciones que le permitirán repetir la entrada, ocultar sus detalles marcándola como privada y configurar una alarma para que le avise sobre la entrada.

1. En la parte superior de la agenda, haga clic en la flecha abajo situada junto al botón Crear y, a continuación, realice una de las tareas siguientes:

• Haga clic en Reunión para crear una invitación a una reunión a la que los invitados pueden responder (por ejemplo, para aceptarla o declinarla).
• Haga clic en Anuncio de actividad para crear una invitación a una reunión que los invitados pueden agregar a sus agendas, pero a la que no pueden responder. Esto es lo que se conoce como reunión de difusión y resulta útil para notificar a un gran número de personas la celebración de una actividad. Puede enviar anuncios de actividad a un grupo numeroso de personas y, a diferencia de las invitaciones a reuniones normales, el grupo no se expandirá.

3. Especifique una fecha, una hora y, si fuera necesario, la información sobre la zona horaria en los campos Inicio y Fin.

4. (Opcional) Realice cualquiera de las tareas siguientes:

• Haga clic en Se repite para repetir la entrada y, a continuación, especifique las opciones de repetición.
• Si ha otorgado a otras personas acceso a su agenda, pero no a su correo, seleccione Privado para impedir que lean la entrada. Las personas que tengan acceso a su agenda pero no a su correo podrán ver las fechas y las horas de las entradas de agenda privadas, pero no podrán ver los detalles de las mismas.
• Seleccione Notificarme para definir una alarma para la entrada y, a continuación, defina las opciones de alarma.
• Seleccione Marcar como disponible para mantener libres las horas de la entrada en su planificación del tiempo libre.

• Si ha creado una reunión, especifique uno o varios invitados en los campos Obligatorios, Opcionales y A título informativo. Para seleccionar nombres de un directorio para cualquiera de estos campos, haga clic en Obligatorios.

  Los invitados Obligatorios y Opcionales reciben un aviso que incluye opciones de respuesta tales como Aceptar y Declinar. Si le pide al planificador que le sugiera horas para la reunión, este da más prioridad al tiempo libre de los invitados obligatorios que al de los invitados opcionales. Los invitados A título informativo reciben un aviso que no incluye opciones de respuesta, pero sí una opción para agregar la reunión a su agenda. Los demás invitados no pueden ver los nombres de los invitados A título informativo.

• Si ha creado un anuncio de actividad, especifique uno o varios invitados en el campo Invitados. Para seleccionar nombres de un directorio, haga clic en Invitados.

• Seleccione Algunos invitados usan otros programas de correo para limitar el conjunto de acciones permitidas para las reuniones periódicas. Esto permitirá incluir invitados que utilizan otros programas de correo que no pueden gestionar acciones de reuniones periódicas complejas. Tenga en cuenta que el hecho de que esta opción esté visible o se pueda cambiar depende de cómo la haya configurado el administrador.
• Seleccione No recibir respuestas de los invitados para convertir la reunión en una reunión de difusión. Los invitados no podrán responder al aviso de reunión, pero podrán agregar la reunión a sus agendas.
• Seleccione Impedir contrapropuestas para eliminar la opción de proponer un nueva fecha u hora para la reunión desde la invitación.
• Seleccione Impedir delegación para eliminar la opción de delegar la reunión en otras personas desde la invitación.

• Especifique cualquier información general sobre la ubicación para la reunión en el campo Ubicación.
• Si ha especificado la información para teleconferencias predeterminada en las preferencias de agenda, active o desactive la opción Incluir información para teleconferencias en la ubicación.
• Haga clic en Salas para seleccionar una sala en un directorio o haga clic en Buscar salas y reserve una sala para la reunión.
• Haga clic en Recursos para seleccionar un recurso en un directorio o haga clic en Buscar recursos y reserve un recurso para la reunión.
• Haga clic en Reunión electrónica para reservar un lugar de reuniones electrónicas para una reunión electrónica e incluir un vínculo a la misma en la invitación a la reunión.
• Haga clic en Categoría para especificar una categoría para la reunión.
• Agregue la información adicional sobre la reunión, como, por ejemplo, el orden del día, archivos anexos y vínculos de documentos en el campo Descripción.
• Haga clic en Buscar horas disponibles para buscar tiempo libre para la reunión. Puede comprobar la disponibilidad de los invitados y de cualquier sala o recurso que haya reservado para la hora especificada o bien pedir al planificador que le sugiera horas alternativas para la reunión.
• Haga clic en Opciones de entrega para especificar opciones de entrega para la invitación.

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