Los cuadros de diálogo Crear criterios de archivado y Editar criterios de archivado le permiten especificar cómo gestionará el conjunto de criterios seleccionado los documentos de la aplicación actual.

Nota: Si desea tener una visión general del proceso de archivado de su correo, consulte Archivado de mensajes de correo para liberar espacio.

1. Si no lo ha hecho ya, abra la aplicación que va a archivar, por ejemplo, su correo.

2. Haga clic en Acciones > Archivar > Parámetros > General.

3. Haga clic en General y, a continuación, especifique los equipos en los que debe ejecutarse y almacenarse el archivado.

4. Haga clic en Criterios.

5. Haga clic en Crear o en Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear criterios de archivado o Editar criterios de archivado.

6. Especifique o edite el nombre del conjunto de criterios privado.

7. Haga clic en Criterios de selección para elegir los documentos que se archivarán. Puede archivar los documentos de estas formas:

• Basándose en la actividad (fecha de la última modificación), el parámetro de caducidad o la fecha de creación, y en la carpeta o la vista en la que se encuentran en la aplicación.
• Basándose en los que haya seleccionado manualmente el usuario. En este caso, los criterios de fecha no son necesarios y, por tanto, no son una opción. Este parámetro sólo se aplica a los documentos que se seleccionan manualmente en una vista de la aplicación.
Nota: Cuando se archivan los documentos seleccionados, el parámetro de archivado avanzado Eliminar un documento sólo si los criterios pueden eliminar todas las respuestas no se aplica.

• Para archivar los documentos en una aplicación de archivado distinta y eliminarlos de la actual, seleccione Copiarlos en la aplicación de archivado especificada aquí y, a continuación, eliminarlos de la actual; a continuación, haga clic en el icono de carpeta para especificar el nombre de archivo y la ruta de acceso a la aplicación.
• Para eliminar documentos en lugar de archivarlos, seleccione Eliminarlos de esta aplicación sin archivarlos.
PRECAUCIÓN: Una vez eliminados los documentos, ya no es posible recuperarlos. Es más seguro crear una aplicación de archivado y, a continuación, configurar un archivado que utilice este parámetro en dicha aplicación. Esto le permite guardar los documentos en el archivado tanto tiempo como desee sin renunciar a su eliminación automática en la aplicación.

11. Ahora ya puede definir una programación para el archivado o ejecutarlo manualmente.

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