El archivado resulta especialmente útil en las aplicaciones de correo si en las preferencias de usuario se ha especificado que en la vista Enviados se guarde automáticamente una copia de los mensajes enviados, ya que esto provoca un aumento en el tamaño de la aplicación. Puede crear carpetas y situar los mensajes en ellas para organizar el correo, pero esto no reducirá el tamaño de la aplicación. El archivado libera espacio y mejora el rendimiento del correo.

Para ejecutar el archivado en un archivo de correo, debe tener al menos acceso de editor con permiso para eliminar documentos, así como ser el propietario de dicho archivo. Si no es el propietario del archivo, debe tener acceso de gerente con permiso para eliminar documentos.

Acceso al archivado del correo

Si su organización define una directiva de archivado para las aplicaciones de correo, dicha directiva controlará el nivel de acceso del que dispondrá usted a la función de archivado del correo. Puede ser que, incluso, no necesite archivar, dado que el archivado ya está configurado y se ejecuta por usted. O bien, pudiera ser que la directiva especifique que usted tiene capacidad para definir criterios de archivado privados además del archivado que realiza la organización.

Si desea saber qué acceso tiene al archivado del correo, abra el correo y haga clic en Acciones > Archivar > Parámetros para ver el cuadro de diálogo Parámetros de archivado. Si desea más información, consulte Directivas de administración para el archivado de correo.

Archivado del correo privado: visión general del proceso

Si dispone de acceso para archivar su correo de forma privada, deberá seguir este procedimiento:

1. General: Especifique los equipos en los que debe ejecutarse y almacenarse el archivado. También puede especificar que el proceso de archivado lo realice su servidor de correo (archivado basado en el servidor), de modo que no tenga que dejar su equipo encendido mientras se ejecuta el archivado, o el software del cliente IBM® Lotus Notes® (archivado basado en el cliente) instalado en su equipo, de modo que pueda ejercer un mayor control sobre la programación. Si el proceso lo realiza el cliente Notes, puede almacenar la aplicación de archivado localmente o en cualquier servidor al que tenga acceso. Si lo realiza el servidor de correo, sólo podrá almacenarla en un servidor al que tenga acceso.

2. Criterios: Cree y active un conjunto de criterios de archivado (información que usará Notes durante el archivado) para la aplicación de archivado que se va a crear. El conjunto de criterios incluye la información sobre qué documentos deben archivarse, el nombre de archivo y la ruta de acceso a la aplicación de archivado, y las opciones de limpieza del archivo de correo seleccionadas.

a. Documentos: Especifique qué documentos deben archivarse teniendo en cuenta la actividad y las carpetas seleccionadas. Por ejemplo, puede definir criterios para archivar los documentos que no se hayan modificado hace más de 365 días. Esto le permitirá archivar todos los documentos que cumplan dicho criterio, o archivar sólo los documentos de determinadas carpetas que cumplan dicho criterio.

b. Destino: Especifique si desea que los documentos seleccionados simplemente se copien en la aplicación de archivado especificada, o si prefiere copiarlos en la aplicación de archivado y, a continuación, eliminarlos del correo.

c. Limpieza del archivo de correo: Defina las opciones de limpieza del correo configurándolo para que se eliminen los documentos archivados o se reduzca su tamaño. Puede reducir el tamaño de los documentos eliminando primero los anexos y luego dejando sólo la información de los encabezados, o dejando dicha información y una parte del documento de correo.

4. Program.: Para el archivado basado en el cliente, defina una programación que especifique cuándo se realizará el proceso, o ejecútelo manualmente seleccionando Acciones > Archivar > Archivar ahora. (Para el archivado basado en el servidor, el proceso se realizará de acuerdo con la programación del servidor; no podrá controlar el momento en que se ejecuta.) Cuando se haya creado la aplicación de archivado, podrá crear marcadores a ella, eliminarla, copiarla o realizar otras tareas tal y como lo haría con cualquier otra aplicación.

Nota: Si los criterios determinan que sólo deben archivarse los documentos seleccionados manualmente, los pasos anteriores no se aplican. En primer lugar, seleccione los documentos y, a continuación, haga clic en Acciones > Archivar > Archivar los documentos seleccionados.

Consulte el procedimiento Creación o edición de un conjunto de criterios de archivado. Los pasos de este procedimiento se ramifican en los demás procedimientos que es necesario seguir para archivar el correo de forma privada.

Temas relacionados
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Gestión del correo
Eliminación de mensajes

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