Cuando se crea una entrada de reunión o de anuncio de actividad y se hace clic en Reunión electrónica, IBM® Lotus Notes® muestra el cuadro de diálogo Reservar reunión electrónica.

Nota: Para poder usar esta función, su organización debe disponer de un servidor de IBM Lotus® Sametime® con la función de reuniones electrónicas. Si su organización utiliza IBM Lotus Sametime Unyte®, consulte la sección siguiente.

1. Realice una de las tareas siguientes:

• Haga clic en Lugar para seleccionar un lugar de reuniones electrónicas en un directorio. A continuación, seleccione un directorio que contenga lugares de reuniones electrónicas, seleccione un nombre de lugar y haga clic en Aceptar.
• Especifique un nombre de lugar de reuniones electrónicas en el campo Lugar.

• Si desea que sólo puedan asistir a la reunión el presidente y los invitados, seleccione Sólo pueden asistir los invitados a la reunión. Si selecciona esta opción, no podrá cambiarla una vez que haya guardado y enviado la invitación a la reunión, y los invitados no podrán delegar la invitación.
• Para permitir a todos los participantes de la reunión que contribuyan con contenido para la misma, seleccione Todos los participantes tienen permiso para presentar contenido.
• Para obligar a los participantes a introducir una contraseña para asistir, escriba una contraseña en el campo Contraseña de la reunión. Los invitados recibirán la contraseña en la invitación a la reunión.
• Para especificar opciones de audio y vídeo para la reunión, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione Audio del equipo o Audio y vídeo del equipo.
• Para grabar la reunión, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione Grabar esta reunión para que otros puedan reproducirla posteriormente.

4. (Opcional) Para anexar archivos para la reunión, haga clic en el icono de anexos del campo Presentaciones.

Las invitaciones a una reunión electrónica contienen un vínculo Unirse a reunión electrónica que proporciona a los invitados acceso directo al lugar de reuniones electrónicas a través de un navegador.

Planificación de reuniones electrónicas de IBM Lotus Sametime Unyte

Los usuarios de Sametime Unyte pueden configurar una reunión de Sametime Unyte desde una invitación a una reunión de Notes®. Para ello, seleccione la opción IBM Lotus Sametime Unyte en el cuadro de diálogo Reservar reunión electrónica. A continuación, especifique la información necesaria para la reunión electrónica.

Puede convertir las reuniones de Sametime Unyte en el tipo predeterminado de reunión electrónica. Para ello, vaya a la agenda, haga clic en Más > Preferencias en la parte superior, haga clic en Planificación, haga clic en Sametime Unyte, seleccione Sametime Unyte será el tipo de reunión predeterminado para las reuniones electrónicas y, por último, defina los parámetros necesarios.

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