CORREO
Puede seleccionar los documentos en función de su actividad, seleccionar documentos de algunas carpetas o vistas, o ambas opciones.
Nota: Si desea tener una visión general del proceso de archivado de su correo, consulte Archivado de mensajes de correo para liberar espacio.
Para seleccionar los documentos que se van a archivar, consulte cualquiera de estas secciones:
1. Si fuera necesario, abra la aplicación que va a archivar (por ejemplo, su correo) y, a continuación, haga clic en Acciones > Archivar > Parámetros.
2. Haga clic en Criterios > Crear > Criterios de selección o en Criterios > Editar > Criterios de selección.
3. Seleccione una opción de actividad para los documentos:
Nota: Esta opción sólo está disponible si una determinada propiedad está activada en la aplicación que está archivando. Si dispone del acceso necesario a la aplicación, haga clic en Archivo > Aplicación > Propiedades para abrir el cuadro de propiedades de la aplicación, haga clic en la ficha Avanzadas (la última) y seleccione Actualizar la propiedad "Usado en este archivo".
Por ejemplo, puede especificar la caducidad de un mensaje desde el menú Acciones > Más de una vista de correo, o la de cualquier documento de una aplicación de debates desde el menú Acciones.
Nota: Esta opción se aplica sólo a ciertos tipos de aplicaciones, como la de correo y la de debates, y le permite marcar un documento como caducado o programarlo para que caduque.
Nota: Este parámetro sólo se aplica si se ha seleccionado Archivar los documentos seleccionados en el menú Acciones > Archivar (no si se ha seleccionado Archivar ahora).
Nota: Cuando se archivan los documentos seleccionados, el parámetro de archivado avanzado Eliminar un documento sólo si los criterios pueden eliminar todas las respuestas no se aplica.
Nota: Para que esta opción entre en vigor, la aplicación que va a archivar debe residir en un equipo local que tenga instalado al menos un cliente IBM® Lotus Notes® 7 o en un servidor Domino® 7.
6. Para seguir con el proceso de configuración del archivado, vuelva al tema Creación o edición de un conjunto de criterios de archivado.
Para seleccionar documentos en función de las vistas o carpetas a las que pertenezcan
Cuando Notes® crea un archivado, por ejemplo, de su correo, el diseño de la aplicación de archivado contiene todas las carpetas existentes en el momento de archivar. En cualquier conjunto de criterios de archivado, puede especificar las vistas y carpetas cuyos documentos desea archivar, y puede definir varios conjuntos de criterios que archiven documentos de diferentes vistas y carpetas.
Si cambia el nombre de una carpeta o elimina una carpeta, dicha carpeta cambiará o se eliminará en la aplicación de archivado la próxima vez que realice el archivado. Imagine que tiene una carpeta denominada Ventas 2001 de la que archiva cuatro documentos. Al año siguiente, cambia el nombre de la carpeta a Ventas 2002 y archiva de nuevo cuatro documentos. Si usa la misma aplicación de archivado, la carpeta se denominará Ventas 2002, pero contendrá los ocho documentos, incluidos los de las Ventas 2001. Si prevé archivar durante varios años, cree carpetas diferentes en la aplicación original para cada año, o bien especifique una nueva aplicación de archivado para cada año en el cuadro de diálogo Parámetros de archivado.
3. Seleccione Sólo de estas vistas o carpetas.
4. Seleccione las carpetas y las vistas en la lista y haga clic en Aceptar. Para seleccionar documentos no consecutivos, pulse Ctrl.
Temas relacionados Archivado de mensajes de correo para liberar espacio Cómo marcar documentos como caducados o no caducados